グループウェアは便利な「道具」です

PTA役員間のコミュニケーションは大変！

私が会長に就任した当時は、今ほどLINEを多くの方が使っていなかったので、何かあれば頻繁に電話やメールでのコミュニケーションを行っていました。
話が込み入っていたり、複数の意見が必要な場合は、どこかに集まって打ち合わせを行っていました。

グループウェアってなんですか？

ここでPTAの話は一旦横に置いて、グループウェアってどんなモノかを簡単に説明したいと思います。

グループウェアとは、最低限以下のような機能を持った、インターネット上の「道具」です。

• グループで意見を共有したり、話し合ったりするための「掲示板」
• １対１でのコミュニケーションを取るための「チャット」
• ExcelやWord、写真等、電子ファイルを共有するための「共有フォルダ」
• 全体の行事やメンバーの予定を共有するための「カレンダー」

グループウェアも様々なものが多くの企業から出されており、各社それぞれ上記に加えて特長のある様々な機能を付加してサービスを提供しています。
また、サービスが有料のものもあれば、無料のものもあります。

PTAにグループウェア導入

何とかコミュニケーションを楽にできないかと考えた末に、私もITを生業にしていることから、最初の年の後半に、本部メンバー（6名）のみで無料のグループウェアを使ってみることにしました。
導入したグループウェアは無料で、スマホアプリも用意されていました。また、当時はガラケーを使っている方もいたのですが、ガラケー版も用意されていました。

導入してすぐに、以下のような効果が出ました。

• コミュニケーションが活発に。
  気づいたときに掲示板に投稿すれば、参加者は全員すぐに共有できます。また、自分のタイミングでその掲示板にコメントすることができるので、掲示板だけで議論が完結することが多くなりました。
• 履歴を追える。
  掲示板で以前のコメントを追うことができるので、遅れてその掲示板を見たメンバーも、すぐに議論に追いつくことができました。

これにより、わざわざ集まって議論する機会は大幅に減りました。

また、年度が替わると役員が入れ替わるのですが、前年のグループウェアの掲示板を見てもらうことで、前年にどのようなことがあったかがすぐにわかるので、引継ぎの手間も大幅に減りました。

この効果を見て、2年目にはPTA役員全員でグループウェアを活用してもらうことにしました。PTA役員全員でグループウェアを使い始めても、上記のような効果はすぐに見られました。
コミュニケーションに掛かる時間や手間が大幅に減ったにもかかわらず、内容は濃くなりました。

その結果、年6回の会議が始まる前に情報共有や前提の議論はすでに終わっており、最終的なヌケ・モレの確認、全体での意思統一、そして最終決定だけで済むことが多くなり、会議の時間も短くなりました。

今となっては、私の次のPTA会長からも「グループウェアなしでのPTA運営は考えられない」と言われるほどの重要なツールとなりました。

まとめ

ここに書いたことはPTAという非営利組織でのことですが、それぞれの企業でも同じ効果は得られるはずです。
それぞれの会社でも、以下のような状況がある場合は特に効果が大きいと思います。

• 外出する社員が多い
• 拠点が複数ある
• 会議で黙っている社員が多い

しかし、ただグループウェアを導入するだけでは効果は出てきません。
多くの場合、トップが積極的に使わないと、メンバーは使ってくれません。使わなくてもどうにかなると思ってしまうからです。効果が出ない理由の多くは、これに尽きると思います。
トップが何かを発信する際は、とにかくグループウェアを使うというのを徹底する必要があるかと思います。

今は、私が導入した当時よりも数多くの製品やサービスが出ています。
皆さまの会社に合ったグループウェアの導入を検討してみてはいかがでしょうか？